利用者の生成物は個人のモノか？企業のモノか？
この点が根本的に違う。というのも、Office 365の場合、ローカルPC上にファイルが作れてしまう。これは利点であり欠点となる。
Google Workspace の場合、すべては Google Drive 上に保存される。保存先が、作成者以外がアクセスできない設定であったとしても、企業のリソースである Google Drive 上に作成される。
つまりは、Google Workspace の場合は、すべてを企業側が把握している状況であり、Office 365の場合は One Driveを利用している状況において、企業側がすべて把握するというモデル。
どちら良い・悪いの話ではなく、ローカルPCに保存できるかどうか、意識上、ファイルが個人のモノなのか企業のモノなのか、印象が変わってくる。
ローカルに保存できるメリット
利用者を制御するという点では、Google Workspaceの方がすぐれているが、ファイルのポータビリティという点では、Google Workspace は不利になる。pdfや.docx/.xlsxに変換が必要になるのは、ファイルの可搬性が低いというのを示している。ファイルを勝手に持ち出しにくいというのはメリットであるが、pdfだけのやりとりが不便なコトもあるのは事実。その点、Office 365の方が有利なコトもある。