Google Workspace を導入した際に、決めておくべき社内の大きな決め事

Google Workspace にするのか?Microsoft (Office) 365にするのか?企業のIT部門がもっとも慎重に決定するべき事項のひとつだと思います。

どちらも一長一短。ここで、それを比較することはしませんが、Google Workspaceを導入決定した場合、絶対に決めておき、かつ、破ってはいけない決め事があります。

それは、

Microsoft Office の例外使用の許可

です。

特に営業部門はお客様との情報のやりとり等で、ExcelやWord形式でデータの送受信をしたい場面があると思いますが、その際は、PDF形式の活用は、Google WorkspaceのMicrosoft Office形式へのExport機能の利用とし、間違っても、Microsoft Officeを導入させてはいけません。

理由は色々ありますが、最大の理由はコストです。

  • Microsoft 365のみを利用する
  • Google Workspaceのみを利用する
  • Google WorkspaceとMicrosoft Officeを併用する

この3点で、毎年のコスト、3年間のコスト、5年間のコスト比較してみてください。併用がいかに非効率かわかります。

ちなみに、全面的にMicrosoft 365が良いよ!という話ではありません。それぞれ、一長一短があるのは、前述の通りです。いずれにせよ併用はNGということです。

Slack、Zoom の導入は効率が悪いといわざるおえない理由

Slack / Zoomは確かに高性能ですが、結局は、Microsoft 365かGoogle Workspaceが必要で、両製品には(多少機能は劣っていえど)、Slack / Zoomに相当する機能が含まれているので、Slack / Zoomの導入は余計コストが掛かる上に、コラボレーション全体を考慮したら、効率が劣化するから。

SlackやZoomの導入が始まっている企業は少なくないと思います。私が所属している企業でも、導入がスタートしました。

SlackやZoomが導入される前はどうだったのか?というと、すべて、Google Workspaceだったんですね。Slackの代わりにChat、Zoomの代わりにMeetを利用していました。

SlackやZoomがGoogle ChatやMeetと比較して優れているか?という点については、それぞれの機能で比較すれば、Slack/Zoomが上回っている点は多々あると思います。とはいえ、テキストチャットする、オンライン会議を行う、という大きな機能という点でいえば、どちらを使おうと実現できていたのも事実です。

問題は連携部分

間違っても、それぞれのツールで別々の認証基盤、つまりは、別のID/パスワードで管理することは無いとは思います。いわゆる、シングルサインオンは実現してますよね?って話しですね。

問題は、認証基盤以外での連携です。Zoomはリアルタイムなコミュニケーションですし、チャットツールとしてのSlackを利用する場面においては、やはりリアルタイム性が重要です。

となると、そのリアルタイムでコミュニケーションしたい場面、相手は何をしているのか?が気になります。また、自分が何か集中して作業したい場面においては、連絡してくれるな!みたいな時があります。

こういった状況を考えるとリアルタイムでコミュニケーションをする場面において、相手の状況を知ることが大事です。例えば、会議中なのかな?ということを考慮しますよね。その場合、企業においての利用であれば、社員で共有しているカレンダーを参照することになります。共有カレンダーとの連携が必須ということです。そう、結局は、Microsoft 365 (旧 Office 365)もしくは、Google Workspaceの共有カレンダー機能をベースとして、密に連携させることが重要で必要です。一応、Slack/Zoomに連携の拡張機能なんかが用意されているケースもありますが、完全対応しているというにはキビしいのが状況だと思いますし、同一ベンダーでの構成以上にうまく連携がとれるわけもありません。

共有カレンダーと連携しないでSlackとZoomを使った時に露呈する具体的な問題点

SlackもZoomもステータスを設定できます。また、PCを使っていればステータスは緑ランプになったりすると思います。では、ステータスを設定する画面をみてみましょう。

Slackのステータス設定
Zoomのステータス設定

この2つ、当然、連動していないわけです。例えば、Slackで、30 minutes disturb (30分間起こさないでください)にしても、Zoomでは、それは反映されませんし、その逆で、Zoomで取り込み中にしても、Slakでは、相手にその状況は伝わらず、連絡が来てしまう可能性あります。

通知をオフにするという意味では、OSレベルで、通知をしない設定にすることは可能です。が、その場合、相手からみて、ステータスがグリーンであったとしても、無反応にみえます。そこに居るのに反応しないなんて、性格悪く感じますよね。

結局は、Microsoft 365かGoogle Workspace

を使い、そのファミリーに含まれる、Teamsか、Goole Meetを使うのが最も生産性が高いというように思えます。その方が余計なツールを買わなくても済みますしね。