大企業だけでなく中小企業でのPC利用を考えての購入方法を記す。
PCトラブルは発生するモノ
社員ひとりが年間半日トラブルで時間を浪費したとすると、100人企業では、50日分の労働力が失われていることになる。ざっくりいえば、社員の2ヶ月分のコストがトラブルによって浪費されている計算。
しかし、100%トラブルフリーのPCなど存在しない。だからこそ、そのトラブルの発生回数と、派生してから解決するまでの時間を短くする方法を、「事前」に準備しておく必要がある。
社員が使うPCの種類は限定する
間違っても自由に選ばせたり、Officeがプレインストールされているからといって量販店で購入してはいけない。計画をもって機種選考して、できるかぎり、社員利用PCの種類を減らす。機種が少なくなれば、トラブルに遭遇回数を減らせる。トラブルは社員の生産性の低下をまねくので、トラブル遭遇率は減らす方がコスパ・タイパが良い。ただし、該当PCがトラブルに巻き込まれると、影響する人数が増えるので、その点でも、適当な選択をせず、熟考した上で決める。
PCの選定は年に1度見直す
PCもモデルチェンジするので、長期間同じPCを調達できない。とはいえ1年程度は同じモデルを販売されるので、PCのモデルチェンジサイクルを意識した選定を実施する。コンシューマーモデルは、モデルチェンジせずとも終売してしまう可能性もあるので、法人向けのPCを選んだ方が良いケースはすくなくないが、オンライン販売しているメーカーなら、コンシューマー向けであったとしても、長期的に安定した供給が得られるケースもある。
標準PCと高性能PCを定義
社内のデジタル化が進むと高性能PCが必要な職もでてくる。よって、オフィスユースなPCと、高性能PCを標準PCとして定義する。また、特殊利用については例外も許容する。たとえば、iPhoneアプリケーションの開発はWindows機では基本できないので、WindowsPCが標準の企業であったとしても、例外的にMacの利用を許可せざる終えない場面もある。キビしい基準の抜け道は必要ということ。
交換サイクルを決定する
古いPCを使い続けるのは生産性が引くくなるケースがある。業務に支障がでるくらい低パフォーマンスなPCを使わせては生産性がさがる、だけでなく、士気もも下がる原因のひとつになる。また、遅いPC利用していると「いつ交換してくれるの？」という思い・不安がでてきてしまう場合もあるので、交換サイクルを定義する。
サイクルは、プログラマーなどPCを酷使する仕事については3〜4年。一般事務なら5〜6年程度が適切と思われる。PC交換にも手間がかかるので、一般事務職などで、それほど困っていないのであれば、利用者側が期間の延長も可能にしておく。ただし、社内でサポートできるPCの種類は限定したいので、かなり古くなったPCは強制的に交換する仕組みも必要。特に、新OSがサポートできない旧PCなどはリスクになるので、強制的に交換する。
現PCの局所的パワーアップは適宜判断
たとえば、メモリ追加や、ストレージの交換によってPC寿命の延命も可能な場合がある。ただし、これは標準PCを標準ではなく改造してしまう行為。単体でみれば、PC延命することで、コスト削減のメリットがあるが、それよって管理コストが増えてしまっては意味がない。特にストレージ交換の場合は、OS再インストールなどの手間もかかるのは考慮。最近のPCはメモリ追加でｋなかったり、メモリ追加作業が複雑だったりとする作業コストも考慮。
とはいえ、例えば、メモリ追加すれば、まだ立派につかえるのに、というケースもあるし、その場合は臨機応変に考えても悪くはないが、もし、メモリ増設するのであれば、ウラをかえせば、標準PC選択を見誤っているともいえるので、その見誤り部分は猛省しなければならない。
（追記）指紋認証・顔認証のいずれかの機能を備えておくPCを選択する
昨今、ICTでのクラウド利用は必須要件だし、クラウド利用の場合は、多要素認証が必須となる。会社支給のスマホがあれば、PCだけでの多要素認証ができる必要は少ないが、内勤の社員にもスマホを貸与していないケースもある。その場合、多要素認証に個人のスマホを利用するというのは、私物利用をみとめることにもなってしまうので、絶対不可。
よって、PCだけで多要素認証ができる仕組みとして、指紋認証、もしくは、顔認証ができるPCを選択しておく。